ビジネスメールで2回目以降に署名がないケースがあるかと思いますが、マナー的にないほうがいいのか、それとも毎回記載したほうがいいのか実際の仕事での経験も踏まえてまとめてみました。
マナーとしては毎回署名を入れるのが望ましいらしい
自分も割りとサラリーマンをしてから年数が経ちましたが、今更ながら調べてみると署名は2回目以降も毎回入れるのが望ましいとのことです。
理由は、
- 電話がすぐにかけられる
- 署名は名詞代わり、このメールの差出人の証明になる
- メールの終わりがわかりやすい
とのことです。たしかになーと思う反面、いやでも毎回署名入れなくてもよくない？？って思う自分もいて、なぜ入れたくないのか考えてみました。
署名を2回目以降いれるデメリット
自分の経験ベースですが、署名を毎回入れる人も入れない人もどちらも当然いて、どちらかというといれない人のほうが多いかなーという印象です。
理由は2回目以降に署名をいれると以下のデメリットが想定されるからかなと。
- 返信が続くと署名分で長くなって読みにくい←たぶんコレが1番の理由
- 毎回固い感じがする
- 長いメールだと、署名があることで逆にどこまで読んだらいいか一瞬わからなくなる（署名のデザインや分量にもよるが。。）
一応何個か書きましたが、「返信が続くと署名分で長くなって読みにくい」というのが1番有力な気がします。
実際、読み返すケースって結構あると思いますし、その時に署名毎回あると読みにくいなーって思います。
自分の中で2回目以降署名いれないでもいいルール
自分は割りと署名入れたり入れなかったりなのですが、2回目以降署名をいれなくてもいいかなっていうルールがなんとなくあります。
- 電話をお互いかけたことがある
- 相手が2回目以降署名入れてきてない
この2つどちらか満たしてたら、2回目以降かどこかのタイミングで署名いれないですね。。署名を入れるメリットに電話がすぐにわかるという説がありますが、個人的には電話1回しちゃえばアドレス登録しちゃったほうがかけるのも楽だしかかってきた時もすぐわかるので。（スマホや携帯電話前提です、固定電話ではない。）
また、前述のように2回目以降署名入れない人のほうが多いので、相手が入れてなかったら自分は2回目以降入れないです。
電話まだしてなくて、署名入れてない場合は電話で聞きたいかもなっていう内容の時に番号こちらですってメモ程度に書いたりします。
個人的な結論は2回目以降署名いらない時もある
一般的なマナーとしては2回目以降の署名も毎回必要とのことですが、ケースバイでいらないのではと思いました。業界や会社での教えもあると思うので、環境には合わせつつそこまで神経質にならなくてもいいのではないかなと思います。
ただ、電話番号はたしかにすぐわかる位置にあったほうがいいとは思うので、2回目以降は短縮版の署名にするとか、名前（番号）とかで〆るとか、色々やりようはあると思います。
