ビジネスメールの書き出しは3パターンでOK!【1部上場新卒入社】

本業

ビジネスメールの書き出しについて、改めてパターン別に自分が使っている定型文をご紹介します。

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ビジネスメールの書き出しパターンは少なくて良い

会社や業種にもよるとは思いますが、正直なところ下記3パターンそれぞれのシーンで分ければ大丈夫かと思います。
書き出しなんて定型文にしておけばいいので、ビジネスメールであればそこまで工夫したり考える必要はありません。

  • 既存社外向け→いつもお世話になっております。××会社の○○です。
  • 新規社外向け→突然のご連絡にて失礼致します。××会社の○○と申します。
  • 社内→お疲れ様です。○○です。

それぞれサクッと補足など説明していきます。

社外向けのビジネスメール書き出し

社外向けは既存顧客か新規顧客かで書き出しの定型文を使い分けます。至ってシンプルですね。

既存の顧客

既存の顧客に対しては、何かしらのお取引があるので「お世話になっております。」でいいです。会社名は基本的に名乗りましょう。株式会社を抜いたバージョンでもいいです。

新規の顧客

会社のサービスや事業に対しての新規の顧客となります。担当引継ぎで自分個人の新しい連絡は別で考えています。
新規の顧客に対しては、いきなりメールを送り付けることになるので「突然のご連絡にて失礼致します。××会社の○○と申します。」とすると丁寧でしょう。
書き出しの後に、なぜ営業メールを送ろうと思ったのか経緯や理由を続けて書くと読みやすいかと思います。

社内向けのビジネスメール書き出し

社内は基本「お疲れ様です。○○です。」でいいのですが、一応補足で説明をいれておきます。

知っている仲、同じ部署の人に対して

基本は先に紹介した定型文でいいと思いますが、関係値によっては「○○です。」を省いたり、お疲れ様ですにビックリマークつけたりするのもアリかなと思います。
あと人によっては結構端折る場合もあるので、その会社や人に合わせてあまり固くなりすぎないように意識してもいいかもしれません。繰り返しますが、基本は先に紹介した定型文の書き出しでいいです。

あまり話をしたことがない人、他部署向けの書き出し

基本定型文に加えて、「お疲れ様です。△△部署の○○です。」と所属等記載するとわかりやすいかと思います。
実際、自分も仕事をしていて自分以外の部署の人やあまり関りがない部署の方だとお名前とお仕事が一致しないことが多いです。大きい会社だとそもそも名前と顔が一致しないケースも。。
したがって、所属ややっている仕事など補足すると親切かと思います。

ビジネスメールの書き出しについてまとめ

いかがでしたでしょうか?自分も会社にいると、同じ部署の新入社員の人にはビジネスメールの書き出しや内容について問題ないかよく聞かれることがありますが、あまり気にしすぎずパターンに分けて定型文を持っていれば問題ないかと思います。